Sådan bruger du et budget (1/2)

Bliv klogere på din forretning: Sådan bruger du et budget (1. del af 2.)

 

 

For de fleste virksomheder er de ved at kigge på dette års budget. Nogle har måske allerede lagt budgettet.

Min vigtigste pointe med dette blogindlæg er, at du skal lære at bruge budgettet som et værktøj til at styre din forretning. Det skal være mere end blot et støvet stykke papir til din revisor og bankrådgiver, som de får en gang om året. Det skal blive til dit værktøj til at forstå din forretning.

Dvs. når du har læst denne artikel (eller artikelserie) er du klædt på til, hvordan du skal bruge dit budget til at forstå din forretning og træffe de rigtige beslutninger. I tide.

Når du forstår dit budget og kan bruge det aktivt, kan det også hjælpe dig til at få en bedre dialog med din bankrådgiver, investor eller andre interessenter.

Hvis du ikke tidligere har arbejdet med budgetter, kan du læse dette blogindlæg, hvor jeg kort beskriver de forskellige typer af budgetter.

Til sidst i artiklen kommer jeg kort med inputs på digitale værktøjer, som du kan bruge til at lave din rapportering.

 

Hvordan skal du bruge budgettet?

 

Første skridt er, at du skal have styr på din strategi for forretningen. Du skal altid have styr på dine visioner og dine mål, før du starter på budgettet. Hvis du ikke har det, ved du ikke, hvad du skal planlægge ud fra.

Hvad vil du gerne opnå?

  • Vil du konsolidere forretningen for at minimere risikoen? (Konsolidere = styrke forretningen ved at forøge egenkapitalen.)
  • Vil du opnå vækst? Hvor meget skal forretningen geares?
  • Vil du skabe en stabil forretning med en solid bundlinje?

Herefter skal du afdække dine risici. Hvor ligger din forretnings udfordringer?

  • Giver du dine kunder lange kredittider uden selv at have lige så lange hos dine leverandører?
  • Er dit vigtigste aktiv dit personale? Og hvor nemt er det, at skifte dem ud?
  • Er du afhængig af et stort produktionsapparatet?

Dine risici er også med til at bestemme, hvor du skal arbejde det efterfølgende år.

Et er driftsbudgettet. Hvad vil du gerne opnå af resultat?

Et andet et virksomhedens cash flow. Kan virksomhedens drift finansiere sig selv?

Du kan sagtens komme ud med et pænt resultat, men hvis du giver dine kunder lange kredittider og selv betaler med det samme til dine leverandører, kan det være svært at finansiere driften. Risici som denne skal med i dine overvejelser.

Det vigtigste du skal lære omkring budgettet er, at det skal være en styringsværktøj for forretningen. Ligesom håndværkeren har sin værktøjskasse.
Bare fordi du har lavet et budget, betyder det ikke, at du ikke må afvige.
Du skal bruge budgettet til overveje, hvad der skal ske, og om dine mål kan hænge sammen.

Herefter skal du bruge budgetopfølgningen, også kaldt rapporteringen, til at reflektere over hvad og hvor det er gået godt, eller hvorfor det er gået galt. Hvis du pludselig har fået ro i maven, fordi det går bedre end forventet, kan du skrue op for vækstambitionerne eller omvendt.

Hvis du først forstår at bruge dit budget og budgetopfølgning, får du et uvurderligt godt værktøj til at ændre kursen i tide. Herunder kommer der en kort introduktion til forskellige systemer, der kan gøre det nemmere for dig at drive din forretning.

 

Systemer, der gør arbejdet nemmere

 

I mange år har Excel været det foretrukne værktøj til at udarbejde budgetter. Excel er rigtig godt. Man kan selv definere alt og lave en masse beregninger. Men, det har også en svaghed. Når det kommer til budgetopfølgning er der større risiko for fejl, og det tager længere tid at lave budgetopfølgningerne.

Der er i dag flere systemer, som kan hjælpe med at lave budgetopfølgningerne. Man trykker blot på en knap og alle de bogførte posteringer bliver overført til budgetprogrammet, hvorefter du har din budgetopfølgning.

Personligt er jeg glad for at lave mine budgetforudsætninger i Excel og lægge dem over i et budgetprogram til sidst.

Jeg har selv arbejdet meget i Budget123, som efterhånden har en del år på bagen. Man budgetterer ud fra kontoplanen i bogføringen, og det kan bådes holdes meget simpelt & gøres meget avanceret.

Et andet nyt værktøj på markedet er Crediwire, som jeg synes er rigtig lovende. De kan lave mere visuelle grafer og branchesammenligninger.

Toolpack365 er også en mulighed, hvis du har brug for en mere avanceret rapportering.

Læs 2 artikel i serien her